Minden céges irat egyetlen rendezett rendszerben.
A Dataxo DMS-ben az iratok megtalálhatók, a jóváhagyások és aláírások nyomon követhetők, a számlák, szerződések és iktatott iratok pedig egy helyen vannak.
Saját szerver minden ügyfélnek
Külön adatbázis és külön fájltároló – az adatok nem keverednek más szervezetével.
Elektronikus aláírás a szervezet tanúsítványával
Az aláírt irat új verzióként kerül a dokumentum mellé, az eredeti megmarad.
Teljes műveleti napló
Visszakereshető, ki mit töltött fel, hagyott jóvá, írt alá vagy módosított.
Kétlépcsős belépés
Hitelesítő alkalmazással, igény szerint Microsoft- vagy Google-fiókkal.
Ami az iratokkal a mindennapokban történik
A feltöltéstől az archiválásig ugyanabban a rendszerben: nem kell külön program az iktatáshoz, a számlákhoz és a szerződésekhez.
Tárolás, verziók és keresés
Minden irat egy példányban, verziókkal, mappákkal és címkékkel. A PDF-ek szövegében is lehet keresni.
Jóváhagyás és helyettesítés
Egyszerű vagy láncolt jóváhagyás, értesítésekkel. Távollét idején a kijelölt helyettes dönt.
Bejövő számlák és Matching360-párosítás
A Matching360 szolgáltatás segítségével a számlakép adatai összevethetők a NAV-hoz beküldött számlaadatokkal, a kifizetések pedig a bankkivonattal.
Szerződések és lejárati emlékeztetők
Nyilvántartás partnerrel, értékkel és határidőkkel. A felelős a lejárat előtt e-mailt kap.
Iktatás, ügyiratok, irattári terv
Bejövő és kimenő iratok iktatása, ügyiratok, megőrzési idők és selejtezési lista.
Jogosultság szerepkör és irattípus szerint
Beállítható, ki mit láthat, tölthet fel, szerkeszthet vagy törölhet – dokumentumtípusonként is.
Minden funkció, csoportonként
ÁttekintésA pénzügytől az irattárig
A számlák és a szerződések mellett a cég levelezésének iktatása és az irattár is ugyanabban a rendszerben van.
Vállalatoknak
A számla nem vár napokig egy asztalon: a jóváhagyó e-mailt kap, böngészőből – akár telefonról – megnézi és dönt, a döntés pedig visszakereshető.
- Bejövő számlák összevetése a NAV-adatokkal, a Matching360 segítségével
- A bankkivonat tételeinek párosítása a számlákhoz
- Szerződések határidőinek figyelése, e-mail-emlékeztetővel
- Láncolt jóváhagyás és helyettesítés
Iktatás és irattár
Ha a cég bejövő és kimenő leveleit iktatni kell, az iktatókönyv, az ügyirat és maga az irat egy felületen van.
- Bejövő és kimenő iratok iktatása, automatikus sorszámmal
- Ügyiratok ügyintézővel, határidővel és előzményekkel
- Irattári terv, megőrzési idők és selejtezési lista
- Bizalmas és titkos iratok szűkített hozzáféréssel
- Tárgy
- Bérleti szerződés módosítása
- Küldő
- Tervező Iroda Kft.
- Megőrzés
- 2036-ig
Az irat útja a rendszerben
A beérkezéstől a megőrzésig minden lépés ugyanott történik, és utólag is látszik, ki mikor mit tett.
- 01
Érkeztetés
Feltöltés a böngészőből, e-mail-mellékletként egy megadott postafiókból, vagy más rendszerből az API-n át.
Feltöltés, e-mail, API - 02
Feldolgozás
A rendszer kinyeri a PDF szövegét, kereshetővé teszi az iratot, a számla pedig a Matching360 szolgáltatás segítségével összevethető a NAV-adatokkal.
Kereshető tartalom - 03
Jóváhagyás
A kijelölt jóváhagyók a megadott sorrendben döntenek, az elutasítást indokolni kell. Távollét esetén a helyettes lép be.
Láncolt jóváhagyás - 04
Aláírás
Az aláírók a megadott sorrendben írnak alá, a végén a szervezet tanúsítványával is ellátható az irat.
Elektronikus aláírás - 05
Megőrzés
Az irat ellenőrző összeggel kerül az archívumba, a megőrzési határidőt a rendszer tartja számon.
Megőrzési idő
Tudható, ki mihez fér hozzá, és mi történt az iratokkal
A hozzáférés szerepkörök és dokumentumtípusok szerint állítható, minden művelet naplózott, és minden szervezet adatai külön szerveren vannak.
Ellenőrző összeg minden fájlhoz
Feltöltéskor a rendszer SHA-256 ellenőrző összeget számol, és letöltéskor újra ellenőrzi. Eltérés esetén a rendszergazdák értesítést kapnak.
Kétlépcsős belépés és céges fiók
Hitelesítő alkalmazás és helyreállító kódok. A belépés Microsoft- vagy Google-fiókhoz is köthető, megadott e-mail-domainekre korlátozva.
Műveleti napló
Feltöltés, módosítás, jóváhagyás, aláírás, jogosultságváltozás – minden lépés időponttal és felhasználóval visszakereshető.
Külön szerver ügyfelenként
Minden szervezet saját szervert, saját adatbázist és saját fájltárolót kap, napi mentéssel.
Összeköthető azzal, amit már használnak
- Számlapárosítás a NAV-adatokkal (Matching360)
- Belépés Microsoft- és Google-fiókkal
- E-mail-postafiók importja
- REST API
- Kimenő kapcsolatok más rendszerek felé
- AI-asszisztens (Claude, ChatGPT)
Nézze meg működés közben
Egy rövid online bemutatón a saját irataikhoz hasonló példákon mutatjuk meg a rendszert, és megbeszéljük, mire lenne szükségük.
- Kötelezettség nélkül A bemutató díjmentes, és semmire nem kötelez.
- A saját kérdéseikre válaszolunk Írja meg, milyen iratokkal dolgoznak, és a bemutatót ahhoz igazítjuk.