Saját szerver, nyomon követhető műveletek, ellenőrizhető fájlok
A Dataxo DMS minden ügyfélnek külön szerveren fut, saját adatbázissal és saját fájltárral. A belépés kétlépcsőssé tehető, a műveletek naplózódnak, a fájlok sértetlensége pedig letöltéskor ellenőrző összeggel vizsgálható. Ezen az oldalon azt is leírjuk, mit nem vállal a rendszer.
Külön szerver ügyfelenként
Saját adatbázis és saját fájltár, más ügyfelek adataival nincs közös tárolás.
Kétlépcsős belépés
Hitelesítő alkalmazás egyszer használatos kódjával, tartalék kódokkal.
Tevékenységnapló
Ki, mikor, mit tett: szűrhető, kereshető és exportálható napló.
Ellenőrző összeg
Minden fájl SHA-256 lenyomata eltárolva, letöltéskor a rendszer összeveti.
Belépés és azonosítás
A felület HTTPS-kapcsolaton érhető el. A jelszó mellé minden felhasználó bekapcsolhatja a kétlépcsős belépést: ilyenkor a jelszó után a telefonján futó hitelesítő alkalmazás hatjegyű kódját is meg kell adnia. A belépés Microsoft- vagy Google-fiókkal is megoldható.
- A kétlépcsős belépés beállításakor egyszer használatos tartalék kódok készülnek az elveszett telefon esetére
- A kikapcsolásához jelszó kell; a rendszergazda más felhasználó beállítását visszaállíthatja, ez naplózódik
- Microsoft- és Google-fiókos belépésnél megadható, mely e-mail-tartományokból lehet belépni
Napló és a fájlok sértetlensége
A rendszer naplózza a lényeges műveleteket: feltöltést, módosítást, törlést, jóváhagyást, aláírást, jogosultság-változást, beállítások módosítását. Feltöltéskor minden fájlról és minden verzióról SHA-256 ellenőrző összeg készül, amelyet a rendszer letöltéskor és előnézetkor újraszámol és összevet.
- A napló felhasználó, művelet, dokumentum, iktatószám és időszak szerint szűrhető, CSV-be exportálható
- Eltérés esetén bejegyzés készül, és a rendszergazdák e-mailt kapnak
- Az ellenőrző összeg a dokumentum adatlapján látható és kimásolható
- Szerkesztés közben a dokumentum zárolt, a zárolás fél óra után magától feloldódik
- Tárolt összeg
- 9f2c41…a07e
- Letöltéskor számolt
- 9f2c41…a07e
- Eredmény
- egyezik
Mentés
Az adatbázisról és a feltöltött fájlokról naponta készül mentés. A sikeres mentés időpontját a rendszer nyilvántartja, és ha másfél napnál régebbi az utolsó, a rendszergazdák figyelmeztetést látnak az irányítópulton – így nem derül ki hónapok múlva, hogy a mentés leállt.
- Külön mentés készül az adatbázisról és külön a fájlokról
- A mentés célhelyét ügyfelenként egyeztetjük
- Az irányítópult azt is jelzi, ha az ütemezett feladatok futása megakadt
Frissítések
A szoftverfrissítések aláírt csomagként érkeznek a szerverre. A szerver az aláírást a kicsomagolás előtt ellenőrzi, az aláíratlan vagy módosított csomagot visszautasítja. Frissítés után állapotpróba fut, és ha az sikertelen, a szerver magától visszaáll az előző kiadásra.
- Az aktuálisnál régebbi csomag nem telepíthető véletlenül
- A frissítés idejére a rendszer rövid időre karbantartási módba kerül
- A korábbi kiadások megmaradnak a szerveren a visszaálláshoz
Amit érdemes előre tudni
Titkosítja a rendszer a tárolt fájlokat?
Nem. Az alkalmazás a feltöltött fájlokat nem titkosítja a tárhelyen. A védelmet a külön szerver, a HTTPS-kapcsolat, a jogosultságkezelés és a belépés védelme adja. Ha a szervezetnél elvárás a lemezszintű védelem, azt a szerver szintjén, a bevezetéskor kell megbeszélni.
Módosítható utólag a tevékenységnapló?
A felületen a napló nem szerkeszthető és nem törölhető. Ettől még alkalmazásnapló, amely az adatbázisban él: nem kriptográfiailag láncolt, utólag bizonyíthatóan változatlan nyilvántartás. Akinek ilyenre van szüksége, annak a napló rendszeres exportját érdemes külön megőriznie.
Mi történik, ha egy fájl ellenőrző összege letöltéskor nem egyezik?
A rendszer bejegyzi az eltérést, és e-mailben értesíti a rendszergazdákat. A letöltést nem tiltja le, hogy a fájl megvizsgálható maradjon – az eltérés okát a rendszergazdának kell kiderítenie.
Ki hozhat létre fiókot Microsoft- vagy Google-belépéssel?
Az első ilyen belépéskor a rendszer Szerkesztő szerepkörű fiókot hoz létre, vagy az azonos e-mail-című meglévő fiókhoz kapcsolja a belépést. Ezért ajánlott a belépést a szervezet saját e-mail-tartományára korlátozni. A külső fiókos belépést a bevezetéskor, a szerveren kapcsoljuk be.
Kapcsolódó funkciók
Szerepkörök, funkció- és dokumentumtípus-jogok, osztályok: beállítható, ki mit lát és mit tehet, és látszik, honnan kapta a jogot.
Minden irat egy helyen: verziókkal, mappákkal, címkékkel és dokumentumtípusonként számolt megőrzési idővel.
E-mail-fiókból és külső rendszerből érkező iratok, lekérdező API, kimenő hívások és Matching360-számlapárosítás egy helyen beállítva.
Nézze meg működés közben
Egy rövid online bemutatón a saját irataikhoz hasonló példákon mutatjuk meg a rendszert, és megbeszéljük, mire lenne szükségük.