Minden partner egy adatlapon, a hozzá tartozó iratokkal együtt
A partnertörzs a szervezet szállítóit, ügyfeleit és egyéb kapcsolatait tartja nyilván. A dokumentumok, számlák és szerződések a partnerhez kapcsolódnak, így egy adatlapról látszik, mi érkezett tőle és mi történt vele.
Teljes adatlap
Kapcsolattartó, cím, adószám, banki és szerződéses adatok egy helyen.
Cégcsoportok
Anyavállalat és leányvállalatok egymáshoz rendelhetők.
Automatikus hozzárendelés
Számlánál az adószám, e-mailből érkező iratnál a feladó címe alapján.
CSV import és export
A meglévő partnerlista táblázatból betölthető, és bármikor kimenthető.
Partneradatok és kategóriák
Egy partnerhez az alapadatokon túl pénzügyi és szerződéses adatok is rögzíthetők. A partnerek saját, színnel jelölt kategóriákba sorolhatók, az állapotuk pedig megmutatja, hogy éppen aktív kapcsolatról van-e szó.
- Név, adószám, cím, kapcsolattartó neve, e-mail-címe és telefonszáma
- Bank neve, bankszámlaszám, IBAN és SWIFT-kód
- Szerződésszám, a szerződés kezdete és vége, fizetési feltétel
- Állapot: aktív, inaktív vagy felfüggesztett – a lista erre is szűrhető
Kapcsolt dokumentumok és aktivitási napló
Egy dokumentumhoz több partner is tartozhat, és egy partnerhez tetszőleges számú irat. A partner adatlapja felsorolja a hozzá kapcsolt dokumentumokat, a napló pedig időrendben mutatja, mikor mi változott.
- A dokumentumlista partnerre szűrhető, a partner neve a listából az adatlapra visz
- A napló rögzíti a dokumentumok hozzárendelését és leválasztását, valamint az adatmódosításokat
- Az adatlapon csak azok az iratok látszanak, amelyekhez a megtekintőnek hozzáférése van
Automatikus partnerfelismerés
A beérkező iratoknál a rendszer megpróbálja megtalálni a partnert, hogy ne kézzel kelljen kiválasztani. A bejövő számláknál az adószám törzsszáma (az első nyolc számjegy), az e-mailből importált mellékleteknél a feladó e-mail-címe az alap.
- Számla: egyezés az adószám első nyolc számjegye alapján, az írásmódtól függetlenül
- E-mail import: egyezés a partner kapcsolattartói e-mail-címével
- Ha több partner is illeszkedne, a rendszer nem választ közülük – a döntés a felhasználóé marad
- Számla beérkezikAdószám a számlán: 12345678-2-41
- Keresés a partnertörzsbenTörzsszám: 12345678
- 3 Partner hozzárendelvePélda Kft.
- 4 Bejegyzés az aktivitási naplóban
Több egyező partner esetén a hozzárendelés kézzel történik.
Cégcsoportok, kedvencek, saját mezők
A nagyobb partnerkör is áttekinthető marad: a leányvállalatok az anyavállalat adatlapján megjelennek, a gyakran használt partnerek kedvencnek jelölhetők, a hiányzó adatokra pedig saját mező vehető fel.
- Anyavállalat–leányvállalat kapcsolat, a körkörös hozzárendelést a rendszer nem engedi
- Kedvenc partnerek csillaggal, külön szűrővel
- Egyedi mezők: szöveg, szám, dátum, választólista vagy jelölőnégyzet
- Import és export CSV-fájlból; importkor a hiányzó kategória létrejön, az ismétlődő partner kimarad
Így megy lépésről lépésre
- 01
Betöltés
A meglévő partnerlista CSV-fájlból importálható, vagy a partnerek egyenként rögzíthetők.
- 02
Rendszerezés
Kategóriák, állapot és – ha van – anyavállalat megadása.
- 03
Hozzárendelés
A dokumentumok feltöltéskor vagy utólag partnert kapnak; a számláknál és az e-maileknél ezt a rendszer megkísérli elvégezni.
- 04
Visszakeresés
A partner adatlapján együtt látszanak az iratai és az előzményei.
Amit érdemes előre tudni
Létrehoz a rendszer új partnert, ha egy számlán ismeretlen adószám szerepel?
Nem. Az automatikus felismerés csak a partnertörzsben már szereplő partnerekhez rendel hozzá. Ismeretlen adószámnál a számla partner nélkül marad, és a partnert kézzel kell felvenni vagy kiválasztani.
Mi történik, ha két partnernek ugyanaz az adószáma?
Ilyenkor a rendszer nem tippel: egyik partnert sem rendeli hozzá automatikusan. Ez jellemzően ismétlődő rögzítést jelez, amelyet érdemes a partnertörzsben rendezni.
Milyen formátumban lehet partnereket importálni?
Pontosvesszővel tagolt CSV-fájlból. A legegyszerűbb, ha előbb egy exportot készít, és annak az oszlopait követi – az export és az import ugyanazt a szerkezetet használja.
Ki láthatja és ki módosíthatja a partnereket?
Külön jogosultság tartozik a megtekintéshez és a kezeléshez, így beállítható, hogy valaki csak olvassa a partnertörzset, de ne módosítsa.
Kapcsolódó funkciók
Minden irat egy helyen: verziókkal, mappákkal, címkékkel és dokumentumtípusonként számolt megőrzési idővel.
Szállítói számlák nyilvántartása tételsorokkal, állapotokkal és fizetési határidővel – a számlakép mellett.
Szerződés-nyilvántartás partnerrel, határidőkkel, értékkel és állapottal – lejárat előtt e-mail-emlékeztetővel.
Nézze meg működés közben
Egy rövid online bemutatón a saját irataikhoz hasonló példákon mutatjuk meg a rendszert, és megbeszéljük, mire lenne szükségük.