Egy hely, ahol minden dokumentum megvan – és meg is található

Feltöltés és rendszerezés

A dokumentumok fogd-és-vidd módszerrel, akár többesével tölthetők fel. Feltöltéskor megadható a kategória, a dokumentumtípus, a mappa, a címkék és a kapcsolódó partner – vagy mindez később, a dokumentum adatlapján.

• Hierarchikus mappák, a dokumentumok mappák között áthelyezhetők
• Kategóriánként és dokumentumtípusonként saját, egyedi adatmezők
• Színcímkék és kedvencek a gyors eléréshez
• Csoportos műveletek: letöltés egy csomagban, kategória és címke beállítása

Verziók és előzmények

Egy dokumentumnak egy adatlapja van, akárhány verzióval. Az új verzió feltöltése nem írja felül a régit: az megmarad, letölthető, és szükség esetén visszaállítható. Szöveges fájloknál a két verzió közötti eltérés szavanként megjeleníthető.

• Minden verzióhoz feltöltő, időpont és ellenőrző összeg tartozik
• Szerkesztés közben a dokumentum zárolt, így ketten nem írják felül egymás munkáját
• Megjegyzések és kapcsolódó dokumentumok az adatlapon

Megőrzés, archiválás, törlés

Minden dokumentumtípushoz megadható, hány évig kell megőrizni. A rendszer ebből a feltöltés napjától kiszámolja a megőrzési határidőt, és az adatlapon jelzi, ha lejárt. Az archivált dokumentum kikerül a napi listából, de megmarad és kereshető.

• Előre beállított dokumentumtípusok, a megőrzési évek szabadon módosíthatók
• A törölt dokumentum a lomtárba kerül, ahonnan visszaállítható
• Lejárati dátum és e-mail-értesítés a határidő előtt

Megosztás a szervezeten kívülre

Ha egy iratot olyannak kell elküldeni, akinek nincs fiókja a rendszerben, megosztási link készíthető hozzá. A link jelszóval védhető, lejárati időt és letöltési korlátot kaphat, és bármikor visszavonható.