Az ügy minden irata egy ügyiratban – a megőrzési idő végéig követve
A Dataxo DMS-ben az összetartozó iktatások és dokumentumok ügyiratba rendezhetők. Az ügyirat irattári tételszámot kap, ebből a rendszer kiszámolja a megőrzési határidőt, és amikor az lejár, az ügy megjelenik a selejtezési listán.
Automatikus ügyszám
Az új ügyirat évenként újrainduló, folyamatos sorszámú ügyszámot kap.
Biztonsági szintek
A bizalmas és titkos ügyiratot csak a felelősei látják – másnak a listában sem jelenik meg.
Irattári terv
Évenkénti terv hierarchikus tételekkel, megőrzési évekkel és selejtezési móddal.
Selejtezési lista
A lejárt megőrzési idejű ügyiratok szűrhető listája, nyomtatható selejtezési jegyzőkönyvvel.
Ügyirat: minden egy helyen
Az ügyiratnak tárgya, állapota, sürgőssége, ügyintézője és határideje van. Hozzá köthetők a bejövő és kimenő iktatások, a dokumentumtár iratai, a partner és más, kapcsolódó ügyiratok. Ami az üggyel történik, az az aktivitási naplóban visszanézhető.
- Állapotok: nyitott, folyamatban, lezárva, archivált
- Az új ügyirat határideje a beállított alapértékkel előre kitöltve jelenik meg
- Szűrés állapot, sürgősség, ügyintéző és partner szerint
- Közeledő határidőnél e-mail megy az ügyintézőnek
Biztonsági szintek
Az ügyirat négy szint egyikét kapja: nyilvános, belső, bizalmas vagy titkos. A bizalmas és a titkos ügyiratot a létrehozója, az ügyintézői, az őket helyettesítők és a rendszergazda nyithatják meg. A bizalmas szinthez külön jogosultság is adható, a titkoshoz nem.
- A korlátozott ügyirat az illetéktelennek a listákban sem jelenik meg
- A korlátozás az ügyirathoz kötött dokumentumokra is kiterjed, akkor is, ha azok egyébként nyilvánosak lennének
- Az iktatókönyvben az ilyen tétel helyén csak az iktatószám és a dátum látszik
Irattári terv és megőrzési idő
Az irattári terv évre szól, tételei fa szerkezetben épülnek fel: kód, megnevezés, megőrzési évek és a megőrzés utáni teendő (megsemmisítés, levéltárba adás vagy átadás). Egyszerre egy terv lehet érvényben; a következő évi az előző másolataként is elkészíthető.
- Az ügyirathoz az érvényben lévő terv tételei közül lehet választani
- A megőrzési határidő a megnyitás napjából és a tétel megőrzési éveiből számolódik
- Használatban lévő tétel nem törölhető a tervből
Selejtezési lista és jegyzőkönyv
A selejtezési lista a lejárt és a hamarosan lejáró megőrzési idejű ügyiratokat mutatja. Szűrhető a lejárat, a selejtezés módja és az irattári állapot szerint, az ügyirat irattári állapota pedig a listában átállítható. A kiválasztott körből selejtezési jegyzőkönyv készül PDF-ben, aláírási sorokkal.
- A jegyzőkönyv a tételeket a selejtezés módja szerint csoportosítja
- Irattári állapotok: aktív, átmeneti irattár, központi irattár, levéltárba adva, megsemmisítve
- A megőrzési idő lejártáról a rendszergazdák e-mail-értesítést kapnak
Így megy lépésről lépésre
- 01
Ügyirat nyitása
Tárgy, ügyintéző, határidő és biztonsági szint megadása; az ügyszámot a rendszer adja.
- 02
Iratok gyűjtése
Az ügyhöz tartozó iktatások és dokumentumok hozzárendelése.
- 03
Besorolás
Irattári tételszám kiválasztása; a megőrzési határidő ebből számolódik.
- 04
Lezárás és irattár
Az ügy lezárása, az irattári állapot vezetése.
- 05
Selejtezés
Lejáratkor az ügy a selejtezési listára kerül, jegyzőkönyv nyomtatható.
Amit érdemes előre tudni
A rendszer magától törli a lejárt megőrzési idejű iratokat?
Nem. A rendszer listázza a lejárt ügyiratokat, értesítést küld, és elkészíti a selejtezési jegyzőkönyvet, de semmit nem töröl önállóan. A selejtezésről a szervezet dönt, az ügyirat „megsemmisítve” irattári állapota pedig nyilvántartási adat – a fájlok törlése külön, emberi lépés.
Kap a rendszerrel kész irattári tervet?
Nem, a rendszer nem tartalmaz előre feltöltött irattári tervet. A tervet a szervezet saját tételeivel kell felvenni; a következő évit már elég az előző másolataként létrehozni és módosítani.
Ki láthat egy titkos ügyiratot?
A létrehozója, az ügyintézői, az őket helyettesítő munkatársak és a rendszergazda. Titkos szintnél más jogosultsággal nem nyitható meg az ügyirat; a bizalmas szinthez adható külön megtekintési jog.
Mi történik a megőrzési határidővel, ha az ügyirat másik tételszámot kap?
A határidő a mentéskor újraszámolódik az új tétel megőrzési évei szerint. Ha a tételszámot eltávolítják, a megőrzési határidő is törlődik.
Kapcsolódó funkciók
Bejövő és kimenő iratok iktatása iktatókönyvekben, automatikus sorszámmal, kiadmányozással és zárlattal.
Szerepkörök, funkció- és dokumentumtípus-jogok, osztályok: beállítható, ki mit lát és mit tehet, és látszik, honnan kapta a jogot.
Minden irat egy helyen: verziókkal, mappákkal, címkékkel és dokumentumtípusonként számolt megőrzési idővel.
Nézze meg működés közben
Egy rövid online bemutatón a saját irataikhoz hasonló példákon mutatjuk meg a rendszert, és megbeszéljük, mire lenne szükségük.