Szerződések, amelyeknek a lejáratáról időben tudni fog
A Dataxo DMS szerződés-nyilvántartásában a szerződés adatai és maga az aláírt irat együtt találhatók meg. A rendszer számon tartja a lejáratot, és a szerződésenként megadott idővel előtte e-mailben szól.
Partnerhez kötve
Minden szerződés a partnertörzs egy partneréhez tartozik, így egy helyről szűrhető és visszakereshető.
Lejárati emlékeztető
Szerződésenként megadható, hány nappal a lejárat előtt küldjön a rendszer e-mailt.
Állapotok
Piszkozat, felülvizsgálat, jóváhagyott, aktív, lejárt, archivált – csak a megengedett lépés választható.
Az irat is ott van
A szerződéshez csatolható a dokumentumtárban lévő irat, vagy rögzítéskor feltölthető.
Nyilvántartás egy listában
A szerződés rögzítésekor megadható a megnevezés, a partner, a szerződésszám, a kezdő és a lejárati dátum, az érték pénznemmel, valamint megjegyzés. A lista állapot és partner szerint szűrhető, és kereshető.
- Rögzítéskor a szerződés fájlja is feltölthető; ebből a dokumentumtárban dokumentum lesz
- Saját, egyedi adatmezők vehetők fel a szerződésekhez
- A listában látszik, melyik szerződés jár le hamarosan
Állapotok és napló
A szerződés életútja állapotokon halad végig, és mindig csak a soron következő, megengedett állapotok választhatók. Az állapotváltás, a szerkesztés, a dokumentum csatolása és leválasztása egyaránt bekerül a naplóba.
- A napló rögzíti, ki, mikor és miről mire váltott
- A szerződés állapotváltása automatikus folyamatot indíthat a csatolt dokumentumon
- A szerződés törlése a csatolt dokumentumot nem törli a dokumentumtárból
- PiszkozatKovács Anna · 2026. 01. 08.
- FelülvizsgálatNagy Péter · 2026. 01. 12.
- Jóváhagyott2026. 01. 15.
- 4 Aktív2026. 01. 20. óta
- 5 Lejárt vagy archivált
Minden lépés bekerül a naplóba.
Lejárat figyelése
Minden szerződéshez külön megadható az értesítési idő – alapból 30 nap. A rendszer naponta megnézi, mely szerződések lejárata került ezen az időn belülre, és e-mailt küld a szerződést rögzítő munkatársnak.
- Az értesítési idő szerződésenként eltérhet: egy bérletnél lehet 90, egy megrendelésnél 15 nap
- Egy szerződésről egy emlékeztető megy ki, nem naponta ismétlődő levél
- Az elküldött értesítés ténye a naplóban is szerepel
Ki láthatja a szerződéseket
A szerződésekhez nincs külön kapcsoló: a hozzáférés a csatolt dokumentum típusának jogosultságait követi. Aki a „szerződés” jellegű dokumentumtípusokat megtekintheti, szerkesztheti vagy törölheti, az a hozzájuk tartozó szerződés-rekorddal is ezt teheti.
- A rögzítő a saját szerződését a dokumentumokra kapott szerkesztési és törlési jogával kezeli
- Csatolni csak olyan iratot lehet, amelynek típusára a felhasználónak feltöltési joga van
Így megy lépésről lépésre
- 01
Rögzítés
Partner, szerződésszám, dátumok és érték megadása, az irat feltöltése vagy csatolása.
- 02
Egyeztetés
A szerződés felülvizsgálat, majd jóváhagyott állapotba lép.
- 03
Hatályban
Aktív állapotban a rendszer figyeli a lejárati dátumot.
- 04
Emlékeztető
A megadott idővel a lejárat előtt e-mail megy a rögzítőnek.
Amit érdemes előre tudni
Kinek megy a lejárati emlékeztető?
Annak a munkatársnak, aki a szerződést rögzítette. További címzettek jelenleg nem adhatók meg a szerződésen, és egy szerződésről egy emlékeztető megy ki.
Hány irat csatolható egy szerződéshez?
A szerződés-rekordhoz egy dokumentum csatolható. A mellékletek, módosítások a dokumentumtárban kapcsolódó dokumentumként köthetők az alapirathoz, az újabb változat pedig új verzióként tölthető fel.
Lehet a rendszerben szerződést szerkeszteni vagy sablonból létrehozni?
Nem. A rendszer a kész szerződés adatait és fájlját tartja nyilván, szövegszerkesztő és szerződéssablon nincs benne. A szerződés jóváhagyásra és aláírásra küldése a csatolt dokumentumon keresztül történik.
Kapcsolódó funkciók
Szállítók, ügyfelek és más partnerek egy nyilvántartásban, a hozzájuk tartozó dokumentumokkal, számlákkal és előzményekkel.
Belső aláírási folyamat sorrendben haladó aláírókkal, a végén elektronikus aláírással a szervezet tanúsítványával.
Szerepkörök, funkció- és dokumentumtípus-jogok, osztályok: beállítható, ki mit lát és mit tehet, és látszik, honnan kapta a jogot.
Nézze meg működés közben
Egy rövid online bemutatón a saját irataikhoz hasonló példákon mutatjuk meg a rendszert, és megbeszéljük, mire lenne szükségük.