A kivonat terhelései mellett ott a számla, amelyet kifizettek
A Dataxo DMS a beérkező bankkivonat terhelés tételeit összeveti a nyitott bejövő számlákkal. Ahol egyértelmű az egyezés, javaslatot tesz; ahol nem, megmutatja a jelölteket. Kifizetettnek csak az elfogadott párosítás jelöl számlát.
Csak pontos összegre
Jelölt kizárólag az a nyitott számla lehet, amelynek bruttó összege és pénzneme pontosan egyezik a terheléssel.
Három jel alapján
Számlaszám a közleményben, a partner bankszámlája, végül a partner neve – ebben az erősségi sorrendben.
Nem tippel
Ha több számla egyformán illik, a rendszer a jelöltek listáját mutatja, és a döntést a felhasználóra hagyja.
Elfogadás után fizetett
A javaslat semmit nem változtat a számlán. Elfogadáskor a számla a terhelés napjával fizetve állapotba lép.
A kivonat beérkezése
A bankkivonat a rendszer API import végpontján érkezik, JSON formában: a kivonat fájljával, fejadataival és a tranzakciók listájával. A beérkezett kivonat dokumentumként tárolódik, a tranzakciók a dokumentum adatlapján táblázatban láthatók.
- Fejadatok: számlaszám, időszak, nyitó és záró egyenleg, pénznem
- Tranzakciónként könyvelési dátum, előjeles összeg, partner, közlemény és banki azonosító
- Ha a nyitó egyenleg és a tranzakciók összege nem adja ki a záró egyenleget, a rendszer figyelmeztet
- Külső azonosítóval beküldve ugyanaz a kivonat másodszor nem jön létre újra
Hogyan keres párt a rendszer
A párosítás a terhelés tételekre fut le, és a még ki nem fizetett, tranzakcióhoz nem kötött bejövő számlák között keres. Az összeg egyezése önmagában nem elég a javaslathoz: kell mellé legalább egy további jel.
- Legerősebb egyezés: a számlaszám szerepel a közleményben
- Közepes: a kedvezményezett számlaszáma megegyezik a partner törzsben rögzített bankszámlájával
- Gyenge: csak a partner neve és az összeg egyezik – ezt a rendszer ellenőrzendőként jelöli
- Számla
- PK-2026/00412 – Példa Kft.
- Bruttó összeg
- 381 000 Ft
- Egyezés
- Számlaszám a közleményben
- Számla állapota
- Jóváhagyott
Elfogadás, elutasítás, automatizmus
A javaslatot a pénzügyes fogadja el vagy utasítja el. Elfogadáskor a rendszer újra ellenőrzi az összeget, a pénznemet és azt, hogy a számlát időközben nem kötötték-e másik tételhez. Az elutasított javaslat ugyanarra a tételre nem jön vissza.
- Kifizetettnek csak jóváhagyott vagy lejárt állapotú számla jelölhető; a tervezetet előbb jóvá kell hagyni
- Az automatikus elfogadás külön kapcsoló, alapból kikapcsolva; csak a legerősebb egyezésre és csak jóváhagyott számlára működik
- A párosítás a kivonat adatlapjáról bármikor újra futtatható, például új számlák rögzítése után
Nyoma marad a számlán is
A párosítás mindkét oldalról látszik. A kivonat tranzakciós táblázatában ott a kapcsolt számla, a számla adatlapján pedig a kifizető tétel: dátum, összeg, a kivonat dokumentuma, és hogy ki fogadta el – vagy hogy automatikusan történt.
- Külön lista az elbírálásra váró javaslatokról
- A számlán az is látszik, ha még csak javaslat van hozzá
Így megy lépésről lépésre
- 01
Kivonat beérkezik
A kivonat a tranzakciókkal együtt megérkezik az API import végpontjára.
- 02
Párosítás lefut
A rendszer a terhelésekhez megkeresi a pontosan egyező összegű nyitott számlákat.
- 03
Javaslatok átnézése
A pénzügyes elfogadja vagy elutasítja a javaslatokat, a többjelöltes tételeknél választ.
- 04
Számla fizetve
Az elfogadott tétel számlája a terhelés napjával fizetett állapotba kerül.
Amit érdemes előre tudni
Fel lehet tölteni a bankból letöltött kivonatfájlt?
Közvetlen bankifájl-feltöltés jelenleg nincs. A kivonat az API import végpontján, JSON formában érkezhet, a tranzakciókkal együtt – ehhez egy olyan rendszer vagy átalakító lépés kell, amely a banki adatot ebben a formában küldi be.
Mi történik, ha egy utalás több számlát egyenlít ki, vagy csak részben fizet?
Ezekre a rendszer nem ad javaslatot. Egy tranzakció egy számlához köthető, és csak pontos összegegyezés esetén – csoportos és részleges fizetés párosítása jelenleg nincs.
A jóváírásokat (vevői befizetéseket) is párosítja?
Még nem. A párosítás a terhelés tételeket veti össze a bejövő számlákkal. A jóváírások a kivonaton láthatók, de számlához a rendszer nem köti őket.
Előfordulhat, hogy a rendszer magától fizetettnek jelöl egy számlát?
Csak ha az automatikus elfogadást a rendszergazda bekapcsolta – és akkor is kizárólag a legerősebb egyezésnél (számlaszám a közleményben, egyező összeg), jóváhagyott számlára. Alapbeállításban minden javaslat emberi elfogadásra vár.
Kapcsolódó funkciók
Szállítói számlák nyilvántartása tételsorokkal, állapotokkal és fizetési határidővel – a számlakép mellett.
Szállítók, ügyfelek és más partnerek egy nyilvántartásban, a hozzájuk tartozó dokumentumokkal, számlákkal és előzményekkel.
E-mail-fiókból és külső rendszerből érkező iratok, lekérdező API, kimenő hívások és Matching360-számlapárosítás egy helyen beállítva.
Nézze meg működés közben
Egy rövid online bemutatón a saját irataikhoz hasonló példákon mutatjuk meg a rendszert, és megbeszéljük, mire lenne szükségük.