Bejövő és kimenő iratok iktatása, sorszámtól a zárlatig
A Dataxo DMS-ben az érkező és a kimenő iratok iktatókönyvekbe kerülnek, a sorszámot a rendszer adja. Az iktatott tételhez ott a beolvasott irat, az ügyintéző és a határidő, az év végén pedig a könyv ellenőrző összeggel és időbélyeggel lezárható.
Automatikus iktatószám
Évenként és típusonként külön iktatókönyv, a sorszámot a rendszer osztja ki, kihagyás és ismétlődés nélkül.
Bejövő és kimenő
Érkeztetés beküldővel, tárggyal és ügyintézővel; kimenő iratnál kiadmányozás és expediálás.
Tömeges iktatás és körlevél
Egyszerre akár 50 tétel iktatható, egy irat pedig sok címzettnek külön tételként.
Zárlat ellenőrző összeggel
A lezárt könyv bejegyzéseiről SHA-256 lenyomat és RFC 3161 időbélyeg készül, nyomtatható igazolással.
Iktatókönyvek és bejövő iratok
Az iktatókönyv évre és típusra (bejövő vagy kimenő) szól, saját kóddal és sorszámformátummal. Érkeztetéskor megadható a beküldő, a tárgy, az érkezés napja, a sürgősség, az ügyintéző és a határidő, és csatolható a beolvasott irat.
- A határidő alapértéke beállításból jön, az űrlap pedig megjegyzi a felhasználó saját alapértékeit
- A szignálási utasítás előre megírt sablonokból választható
- Az e-mailből importált dokumentum feladója egy kattintással átvehető beküldőnek
- A tétel partnerhez és ügyirathoz köthető
Kimenő iratok: kiadmányozás és expediálás
A kimenő irat tervezetként indul, kiadmányozásra küldhető, és a kiadmányozás után expediálható. Ha a küldés módja e-mail, a rendszer a kiadmányozáskor maga is elküldheti a csatolt iratot a címzettnek, és a tételt expediáltnak jelöli.
- Állapotok: tervezet, kiadmányozásra vár, kiadmányozva, expedált, visszavont
- Kiadmányozni csak az erre jogosult munkatárs tud
- Az aláírási folyamat végén az irat kimenő tételként, kiadmányozott állapotban iktatható
- Papíralapú küldést a rendszer soha nem jelöl magától elküldöttnek
- TervezetKovács Anna · 2026. 03. 10.
- Kiadmányozásra várAláírásra küldve
- 3 KiadmányozvaNagy Péter · 2026. 03. 11.
- 4 ExpedáltE-mailben a címzettnek
E-mailes küldésnél az expediálás a kiadmányozáskor automatikusan megtörténhet.
Tömeges iktatás és körlevél
Ha egyszerre sok irat érkezik, a közös adatokat elég egyszer megadni: fájlonként vagy soronként egy tétel jön létre, alkalmanként legfeljebb 50. Körlevélnél ugyanaz a dokumentum címzettenként külön kimenő tételt kap, és a tételek egy csoportként kezelhetők.
- Tömeges iktatás után az ügyintéző egyetlen összesítő e-mailt kap
- A körlevél aláírásra küldése és kiadmányozása az egész csoportra vonatkozik
- Az expediálás címzettenként történik
Zárlat, hozzáférés, minősített tételek
Az iktatókönyv lezárásakor a rendszer a bejegyzésekből SHA-256 lenyomatot számol, ehhez RFC 3161 időbélyeget kér, és rögzíti az utolsó sorszámot és a tételek számát. A zárlatról PDF igazolás nyomtatható.
- Az iktatókönyv felhasználókhoz rendelhető: ilyenkor csak a kijelölt munkatársak iktathatnak bele
- A bizalmas és titkos tételekből az illetéktelen csak az iktatószámot és a dátumot látja
- Lezárt könyv csak az adott évben, indoklással nyitható újra – ilyenkor a korábbi lenyomat érvényét veszti
Így megy lépésről lépésre
- 01
Érkeztetés
A beküldő, a tárgy és az érkezés napjának rögzítése, az irat csatolása.
- 02
Iktatószám
A rendszer a kiválasztott iktatókönyv következő sorszámát adja a tételnek.
- 03
Szignálás
Ügyintéző és határidő kijelölése, utasítás sablonból.
- 04
Elintézés
A tétel állapota követhető; a válasz kimenő iratként iktatható és kiadmányozható.
- 05
Zárlat
Év végén a könyv lezárása lenyomattal és időbélyeggel, igazolás nyomtatása.
Amit érdemes előre tudni
Mi történik, ha az időbélyeg-szolgáltatás a lezáráskor nem érhető el?
A könyv ekkor is lezárul, és a bejegyzések lenyomata elkészül, de időbélyeg nélkül – erről a rendszer hibaüzenetben tájékoztat. Az időbélyeghez külső időbélyeg-szolgáltató elérése szükséges.
Milyen kimenő iratot küld el magától a rendszer?
Csak az e-mailben küldendőt, és csak akkor, ha ezt az iktatáskor kérték, van megadott e-mail-cím és csatolt dokumentum. Postai, futáros vagy személyes kézbesítésnél az expediálást kézzel kell rögzíteni; külső elektronikus kézbesítő rendszerhez a programnak nincs közvetlen kapcsolata.
Át lehet írni egy kiadott iktatószámot?
A sorszámot a rendszer adja, kézi átírására csak a rendszergazda jogosult. A tévesen iktatott tétel külön jogosultsággal, indoklással érvényteleníthető; a tétel érvénytelenítettként a könyvben marad.
Újranyitható egy korábbi év lezárt iktatókönyve?
Nem. Újranyitni csak a tárgyévi könyvet lehet, kötelező indoklással, és ekkor a korábbi lenyomat és időbélyeg törlődik. Korábbi év lezárt könyve nem nyitható meg újra.
Kapcsolódó funkciók
Ügyiratok ügyszámmal, felelőssel és határidővel; irattári terv, megőrzési idő és selejtezési lista egy helyen.
Belső aláírási folyamat sorrendben haladó aláírókkal, a végén elektronikus aláírással a szervezet tanúsítványával.
Szállítók, ügyfelek és más partnerek egy nyilvántartásban, a hozzájuk tartozó dokumentumokkal, számlákkal és előzményekkel.
Nézze meg működés közben
Egy rövid online bemutatón a saját irataikhoz hasonló példákon mutatjuk meg a rendszert, és megbeszéljük, mire lenne szükségük.