Jóváhagyás körbeküldött e-mailek nélkül
A dokumentum a rendszerben marad, a jóváhagyók pedig ott döntenek róla. Mindig látszik, kinél áll a folyamat, ki mikor hagyta jóvá vagy utasította vissza, és milyen indokkal.
Egyszerű jóváhagyás
Egy döntés elég: bárki jóváhagyhatja, akinek erre joga van.
Láncolt jóváhagyás
Több jóváhagyó megadott sorrendben, egymás után.
Feladatlista és értesítés
A teendő e-mailben, az irányítópulton és a fejléc harangjánál is megjelenik.
Helyettesítés
Távollét idején a kijelölt helyettes dönt, és ez a rendszerben látszik.
Két mód: egyszerű és láncolt
Egyszerű jóváhagyásnál a dokumentum beküldése után bárki dönthet, akinek jóváhagyási joga van. Láncolt jóváhagyásnál a beküldő sorrendben kijelöli a jóváhagyókat, és a dokumentum mindig csak a soron következőhöz kerül.
- Egyszerű mód: a saját dokumentumáról senki nem dönthet maga
- Láncolt mód: a következő jóváhagyó csak az előző döntése után kap értesítést
- Visszautasítás esetén a folyamat megáll, a beküldő értesítést kap
- A beküldő a még le nem zárt jóváhagyást visszavonhatja
Feladatok és értesítések
A jóváhagyónak nem kell keresgélnie, mi vár rá. A teendők az irányítópult „Feladataim” paneljén és a fejlécben lévő harangnál gyűlnek, az e-mail-értesítés pedig egyenesen a dokumentum folyamat-fülére visz.
- E-mail a beküldésről, a soron következő jóváhagyónak és a döntésről
- A harang jelzi a függő jóváhagyásokat és aláírásokat
- A lánc lezárulásakor a beküldő összefoglaló értesítést kap
Előzmények és indoklás
Minden lépés bekerül a dokumentum jóváhagyási történetébe: a beküldés, a jóváhagyások, a visszautasítás és a visszavonás is, névvel és időponttal. Visszautasításkor az indoklás megadása kötelező, így a beküldő tudja, min kell változtatnia.
- A történet a dokumentum adatlapján bármikor visszanézhető
- A visszautasítás indoka a történetben megmarad, a beküldő pedig e-mailt kap a döntésről
- A folyamat ábrán is megjelenik: kész, folyamatban lévő és hátralévő lépésekkel
Helyettesítés távollét idején
Szabadság vagy betegség idejére a felhasználó helyettest állíthat be magának, kezdő- és záródátummal. Ebben az időszakban a helyettes is látja a rá váró feladatokat, és dönthet a helyettesített nevében.
- A helyettes feladatlistájában a helyettesített teendői is megjelennek
- A helyettesként hozott döntést a rendszer külön jelöli
- A helyettes megnyithatja a jóváhagyandó iratot akkor is, ha egyébként nem látná
Így megy lépésről lépésre
- 01
Beküldés
A dokumentum tulajdonosa egyszerű jóváhagyásra küldi az iratot, vagy sorrendben kijelöli a jóváhagyókat.
- 02
Értesítés
A soron lévő jóváhagyó e-mailt kap, a feladat megjelenik a listájában.
- 03
Döntés
Jóváhagyás egy kattintással, vagy visszautasítás kötelező indoklással.
- 04
Továbblépés
Láncnál a következő jóváhagyó kerül sorra; a végén a beküldő értesítést kap.
Amit érdemes előre tudni
Ki hagyhat jóvá egy dokumentumot?
Egyszerű jóváhagyásnál bárki, aki megkapta a jóváhagyási jogosultságot – a saját dokumentumáról azonban nem dönthet. Láncolt jóváhagyásnál csak a beküldő által kijelölt személyek, a megadott sorrendben.
Lehet több jóváhagyót egyszerre, párhuzamosan megkérdezni?
Nem úgy, hogy mindenkinek külön döntenie kelljen. A láncolt jóváhagyás sorrendben halad, egyszerre egy jóváhagyóval; az egyszerű jóváhagyásnál pedig az első döntés lezárja a folyamatot. Olyan mód, amelyben több jóváhagyó egyszerre dönt, és megadott számú jóváhagyás elég, jelenleg nincs.
Jár határidő vagy automatikus emlékeztető a jóváhagyáshoz?
A dokumentum adatlapjáról indított jóváhagyásnak nincs határideje: a feladat mindaddig látszik az irányítópulton és a harangnál, amíg döntés nem születik. Határidő a folyamatszerkesztőben összeállított folyamat jóváhagyási lépésén adható meg, azzal együtt, hogy mi történjen, ha addig nincs döntés.
Mi történik, ha a jóváhagyó szabadságon van?
Ha beállított helyettest, a helyettes a megadott időszakban eljárhat helyette. Ha nem, a láncolt folyamat nála várakozik; a beküldő ilyenkor visszavonhatja a jóváhagyást, és új lánccal indíthatja újra.
Kapcsolódó funkciók
Belső aláírási folyamat sorrendben haladó aláírókkal, a végén elektronikus aláírással a szervezet tanúsítványával.
Vizuális szerkesztő a dokumentumok útjának megrajzolásához: jóváhagyás, aláírás, feltételek, értesítések és automatikus lépések.
Szerepkörök, funkció- és dokumentumtípus-jogok, osztályok: beállítható, ki mit lát és mit tehet, és látszik, honnan kapta a jogot.
Nézze meg működés közben
Egy rövid online bemutatón a saját irataikhoz hasonló példákon mutatjuk meg a rendszert, és megbeszéljük, mire lenne szükségük.