Aláíratás sorrendben, nyomtatás és körbehordás nélkül
Az aláírandó irat a rendszerben megy végig az aláírókon, a megadott sorrendben. Ha a szervezet rendelkezik aláíró tanúsítvánnyal, a folyamat végén a PDF elektronikus aláírást is kaphat, és kimenő iratként iktatható.
Sorrendben haladó aláírók
Az irat mindig csak a soron következő aláíróhoz kerül.
„Aláírásra vár” oldal
Az aláíró egy listában látja a rá váró iratokat, és többet is aláírhat egyszerre.
Elektronikus aláírás
A PDF a szervezet tanúsítványával írható alá; az aláírt példány új verzió lesz.
Iktatás és kiküldés
Az utolsó aláírás után az irat kimenő iratként iktatható és e-mailben elküldhető.
Belső aláírási folyamat
Az indító kiválasztja az aláírókat és a sorrendjüket. Az első aláíró e-mailt kap, az aláírása után a következő, és így tovább. Az aláíró elfogadhatja vagy – indoklással – visszautasíthatja az iratot.
- Egy dokumentumon egyszerre egy aláírási kérelem futhat
- Visszautasításkor az indoklás megadása kötelező
- A folyamatban lévő kérelem visszavonható
- A befejezésről az indító értesítést kap
Aláírásra váró iratok és csoportos műveletek
Akinek sok iratot kell aláírnia, annak nem kell egyenként megnyitnia őket. Az „Aláírásra vár” oldal felsorolja a soron lévő iratokat, a dokumentumlistából pedig több irat is elküldhető aláírásra ugyanazokkal az aláírókkal.
- Több kijelölt irat aláírása egy lépésben, iratonkénti eredménnyel
- Csoportos aláírásra küldés: minden irat külön kérelmet kap, azonos sorrenddel
- Távollét idején a beállított helyettes is aláírhat, ezt a rendszer jelöli
Elektronikus aláírás a szervezet tanúsítványával
A belső aláírások után a PDF-re elektronikus aláírás kerülhet. Ezt egy aláíró szerver készíti a szervezet tanúsítványával, PAdES formátumban. Az aláírt PDF új verzióként kerül a dokumentumhoz, az eredeti a verziók között megmarad.
- Kérhető az aláírás indításakor, kézzel a dokumentum adatlapján, vagy csoportosan a listából
- Dokumentumtípusonként beállítható: kikapcsolva, kézi indítással, vagy feltöltéskor automatikusan
- Ha a fájl a kérés óta megváltozott, a rendszer nem írja alá
- Az elektronikus aláírás kéréséhez külön jogosultság kell
Aláírásblokk, iktatás, kiküldés
Az elektronikus aláírás előtt a rendszer aláírásblokkot tehet a dokumentumra, az aláírók nevével, a dátummal és az iktatószámmal. Az utolsó aláírás után az irat kimenő iratként iktatható, és ha kérték, e-mailben el is megy a címzettnek.
- Az aláírásblokk új oldalra vagy az utolsó oldal aljára kerül, a szövege sablonból áll össze
- Kimenő iktatás az utolsó aláírással egy időben, a választott iktatókönyvbe
- E-mailes kiküldésnél az elektronikusan aláírt példány megy ki
Így megy lépésről lépésre
- 01
Indítás
Az aláírók kiválasztása sorrendben; igény szerint elektronikus aláírás és kimenő iktatás kérése.
- 02
Aláírás
Az aláírók egymás után, e-mail-értesítés alapján írják alá vagy utasítják vissza az iratot.
- 03
Elektronikus aláírás
Az utolsó belső aláírás után a PDF megkapja a szervezet tanúsítványával készült aláírást.
- 04
Iktatás és kiküldés
Az irat iktatószámot kap, és e-mailben elküldhető a címzettnek.
Amit érdemes előre tudni
Milyen jogi erejű az elektronikus aláírás?
Ez attól függ, milyen tanúsítványt használ a szervezet. A Dataxo DMS a technikai folyamatot adja: a PDF-et a szervezet aláíró szerverén beállított tanúsítvánnyal, PAdES formátumban íratja alá. Az aláírás jogi szintjét a tanúsítvány és annak kibocsátója határozza meg, erről érdemes a szervezet jogászával egyeztetni.
A belső aláírók saját, személyes tanúsítvánnyal írnak alá?
Nem. A belső aláírás a rendszerben rögzített döntés: ki, mikor írta alá vagy utasította vissza az iratot. Kriptográfiai aláírás a folyamat végén, a szervezet tanúsítványával kerül a PDF-re – a munkatársak egyéni tanúsítványait a rendszer nem kezeli.
Bármilyen fájl aláírható elektronikusan?
Elektronikus aláírás csak PDF-re kérhető, és a nagyon nagy (nagyjából 37 MB feletti) fájlokat az aláíró szerver nem fogadja. A belső aláírási folyamat ettől függetlenül bármilyen fájltípuson futtatható.
Mi történik, ha a PDF már tartalmaz aláírást?
Az aláírásblokk ilyenkor kimarad, mert a dokumentum módosítása érvénytelenítené a meglévő aláírást. Az új elektronikus aláírás ettől még rákerülhet a fájlra.
Kapcsolódó funkciók
Egyszerű vagy többlépcsős jóváhagyás e-mail-értesítéssel, feladatlistával, helyettesítéssel és visszakereshető előzményekkel.
Bejövő és kimenő iratok iktatása iktatókönyvekben, automatikus sorszámmal, kiadmányozással és zárlattal.
Vizuális szerkesztő a dokumentumok útjának megrajzolásához: jóváhagyás, aláírás, feltételek, értesítések és automatikus lépések.
Nézze meg működés közben
Egy rövid online bemutatón a saját irataikhoz hasonló példákon mutatjuk meg a rendszert, és megbeszéljük, mire lenne szükségük.