A már használt asszisztens eléri az iratokat – a felhasználó jogaival
A Dataxo DMS-ben nincs beépített mesterséges intelligencia. Egy szabványos csatoló (MCP) van benne, amellyel a szervezet által már használt Claude vagy ChatGPT a rendszerhez kapcsolható. Az asszisztens a bejelentkezett felhasználó nevében dolgozik, és csak azt látja, amit ő.
Keresés kérdésre
Dokumentumok, iktatások, ügyiratok, számlák, szerződések és partnerek között.
Feladatok és határidők
Az asszisztens felsorolja, mi vár rám, és mi jár le hamarosan.
A felhasználó jogaival
Amit a felületen nem látok, azt az asszisztens sem találja meg.
Megerősítés a műveletekhez
Iktatás, beküldés, döntés csak egyszer használható megerősítő kóddal.
Mire használható
Az alapszint olvasás: az asszisztens keres a rendszerben, megnyit egy tételt, és el tudja olvasni egy dokumentum szövegét, így összefoglalót vagy választ adhat belőle. Ehhez a felhasználónak az asszisztens használatára külön jog kell.
- Keresés dokumentumok, bejövő és kimenő iktatások, ügyiratok, számlák, szerződések és partnerek között
- Egy dokumentum, ügyirat vagy iktatott tétel adatainak lekérése
- A dokumentum szövegének olvasása
- Saját feladatok és a közelgő határidők listázása
Műveletek két külön szinten
Az írás és a döntés külön-külön engedélyezhető. Íráshoz az adott művelet saját joga is kell – például az iktatáshoz az iktatási jog –, döntéshez pedig egy további, külön kapcsolható jog. Így beállítható, hogy valaki csak kérdezzen, előkészítsen, vagy döntsön is az asszisztensen keresztül.
- Írás: bejövő irat iktatása, kimenő irat tervezetének létrehozása, jóváhagyásra és aláírásra küldés, megjegyzés
- Döntés: jóváhagyás vagy elutasítás, aláírás vagy az aláírás visszautasítása
- Az iktatás, a beküldés és a döntés megerősítő kódot kér, amely 5 percig él, egyszer használható, és az adott művelethez kötött
- Asszisztens használata (olvasás)
- bekapcsolva
- Írás – iktatás
- az iktatási joggal
- Döntés az asszisztensből
- kikapcsolva
Amit az asszisztens sem tehet meg
A csatoló ugyanazokat a láthatósági és jogosultsági szabályokat alkalmazza, mint a felület. Néhány ponton ennél is szigorúbb: bizonyos tartalmakat és műveleteket az asszisztensen át senki nem ér el.
- A nem látható dokumentum az asszisztens számára nem létezik: „nem található” választ kap
- Bizalmas vagy titkos ügyirathoz, iktatáshoz kötött dokumentum szövegét a csatoló a felelősnek sem adja ki
- A szervezeti elektronikus aláírás az asszisztensből nem indítható
- Az asszisztensen át végzett műveletek a tevékenységnaplóban megjelölve szerepelnek, a kliens és a művelet nevével
Így megy lépésről lépésre
- 01
Bekapcsolás
A rendszergazda a beállításokban engedélyezi a csatolót.
- 02
Jogok kiosztása
A kiválasztott felhasználók megkapják a használat, szükség esetén a döntés jogát.
- 03
Összekötés
A felhasználó az asszisztensben felveszi a csatolót, és bejelentkezik a DMS-fiókjával.
- 04
Használat
Kérdés és kérés természetes nyelven, a kényes műveleteknél megerősítéssel.
Amit érdemes előre tudni
Ez a rendszer saját mesterséges intelligenciája?
Nem. A Dataxo DMS nem tartalmaz nyelvi modellt, és magától nem elemez iratokat. Egy csatolót ad, amelyen keresztül a szervezet saját Claude- vagy ChatGPT-előfizetése éri el a rendszert. Az asszisztens előfizetése és használati feltételei a szolgáltatójától függenek.
Kikerülnek az irataink a rendszerből, ha valaki az asszisztenst használja?
Igen, annyiban, amennyit a felhasználó lekér: a találatok és az elolvasott dokumentum szövege az asszisztens szolgáltatójához kerül, hogy válaszolni tudjon. Ezért a csatoló alapból ki van kapcsolva, a jog felhasználónként adható, és a minősített iratokhoz kötött dokumentumok szövegét a csatoló nem adja ki. Bekapcsolás előtt érdemes belső szabályt hozni arról, ki és mire használhatja.
Tévedhet az asszisztens?
Igen. A keresési találatok a rendszer valós adatai, de az összefoglalót és a következtetést a nyelvi modell írja, és az hibázhat. A megerősítő kód éppen ezért kell a műveletekhez: a döntést mindig a felhasználó hozza meg, miután látta, mire készül az asszisztens.
A Claude és a ChatGPT ugyanazt tudja a csatolóval?
Nem teljesen. A csatoló mindkettővel működik, de az, hogy az asszisztens a műveleteket is használja-e, a kliens üzemmódjától függ. A ChatGPT egyes üzemmódjai csak a keresést és a tételek megnyitását használják, a többi eszközt nem.
Kapcsolódó funkciók
Szerepkörök, funkció- és dokumentumtípus-jogok, osztályok: beállítható, ki mit lát és mit tehet, és látszik, honnan kapta a jogot.
Teljes szöveges keresés a dokumentumok adataiban és a PDF-ek szövegében, elírástűréssel, szűrőkkel és találatkiemeléssel.
Egyszerű vagy többlépcsős jóváhagyás e-mail-értesítéssel, feladatlistával, helyettesítéssel és visszakereshető előzményekkel.
Nézze meg működés közben
Egy rövid online bemutatón a saját irataikhoz hasonló példákon mutatjuk meg a rendszert, és megbeszéljük, mire lenne szükségük.