Az iratok maguktól érkeznek, az adatok oda jutnak, ahol kellenek
A Dataxo DMS nem zárt sziget: postafiókból és külső rendszerből fogad iratokat, API-n keresztül lekérdezhető, és eseményekre más rendszereket tud értesíteni. Az összekötés beállítás kérdése, de nem dobozos csatoló – ezt a korlátot is leírjuk.
E-mail-import
A kijelölt postafiók mellékletei dokumentumként érkeznek, a feladó a partnertörzshöz illesztve.
API import
Külső rendszer JSON-ban és fájllal küld iratot, számlát vagy bankkivonatot.
Kimenő hívások
Feltöltéskor, módosításkor, jóváhagyáskor vagy aláíráskor a rendszer értesít egy külső végpontot.
Számlapárosítás a Matching360-nal
A csatlakoztatott Matching360 szolgáltatás összeveti a számlát a NAV-nál lévő adatokkal.
Iratok e-mailből
Megadható egy vagy több postafiók, amelyet a rendszer negyedóránként átnéz. Az olvasatlan levelek mellékleteiből dokumentum lesz a beállított kategóriával, mappával és címkékkel. Ha a feladó e-mail-címe egy partner kapcsolattartójáé, a dokumentum a partnerhez kapcsolódik; ha nem, a feladó neve és címe az iraton marad, és iktatáskor felajánlható.
- IMAP-kapcsolat jelszóval, vagy Google- és Microsoft-fiókhoz a szolgáltató saját bejelentkezésével
- Szűrés feladóra és a tárgy szövegére
- A feldolgozott levél áthelyezhető egy mappába, vagy olvasottnak jelölődik
- Ugyanaz a levél nem kerül be kétszer; a feldolgozás naplója megtekinthető
API import külső rendszerből
Egy import profil saját címet és kulcsot kap, amelyre a külső rendszer JSON-adatot és fájlt küld. A profilban beállítható, hogy a JSON mely mezője hová kerüljön, és mi jöjjön létre: csak dokumentum, bejövő számla a tételeivel, vagy bankkivonat a tranzakcióival.
- Mezőleképezés a felületen, a minta JSON-ból felajánlott forrásmezőkkel és alapértékekkel
- Külső azonosítóval ugyanaz a küldemény másodszor nem hoz létre újabb rekordot
- Próbafuttatás valódi adattal, mentés nélkül
- Import napló a sikeres, a sikertelen és a duplikált küldésekről, mezőnkénti hibaüzenetekkel
- Cél
- Bejövő számla + 3 tétel
- Partner
- Példa Kft. (adószám alapján)
- Bruttó összeg
- 381 000 Ft
- Figyelmeztetés
- 1 tételnél hiányzó ÁFA-kulcs
Lekérdező API és kimenő hívások
A REST API-val külső rendszer listázhatja, olvashatja, letöltheti, módosíthatja és törölheti a dokumentumokat, és lekérheti a törzsadatokat. A kimenő integráció fordított irányú: a rendszer hív meg egy megadott HTTP-végpontot, amikor egy irattal történik valami.
- Az API-kulcs egy felhasználóhoz tartozik: ugyanazt látja és teheti, amit ő; lejárat adható neki, és letiltható
- Kimenő hívás indulhat feltöltéskor, módosításkor, jóváhagyáskor, aláíráskor, kézzel az iratról vagy ütemezve
- Beállítható, mely adatok menjenek el, feltételekhez köthető, és a fájl is csatolható
- A válasz megadott mezői visszaírhatók az irat adatai közé; minden hívás naplózódik
Számlapárosítás a NAV-adatokkal – a Matching360 szolgáltatással
A rendszer a kijelölt típusú számlaképeket a csatlakoztatott Matching360 szolgáltatásnak küldi be. A szolgáltatás kiolvassa a számla adatait, összeveti a NAV-nál lévő számlaadatokkal, a rendszer pedig átveszi az eredményt: párosult-e, és ha nem, miért.
- A kiolvasott adatok kitöltik a kapcsolódó bejövő számla üres mezőit, a meglévőket nem írják felül
- Az automatikus beküldés alapból kikapcsolt, addig csak kézzel, az iratról indítható
- A számlalistában szűrni lehet a párosult és a nem párosult számlákra
Így megy lépésről lépésre
- 01
Irány kiválasztása
Befelé e-mailből vagy API-n, kifelé eseményre induló hívással.
- 02
Kapcsolat beállítása
Postafiók, import profil vagy végpont megadása, mezők leképezése.
- 03
Próba
Kapcsolat-teszt, illetve próbafuttatás valódi adattal, mentés nélkül.
- 04
Élesítés és követés
Bekapcsolás után a napló mutatja, mi érkezett és mi ment ki.
Amit érdemes előre tudni
Van kész csatoló a könyvelő- vagy számlázóprogramunkhoz?
Nincs. A rendszer nem tartalmaz kész, névre szóló csatolót egyetlen ügyviteli, könyvelő- vagy számlázóprogramhoz sem. Az összekötés az API importon, a REST API-n és a kimenő hívásokon keresztül oldható meg, amihez a másik rendszer oldalán is kell beállítás vagy fejlesztés.
Kell-e külön előfizetés a NAV-adatokkal való számlapárosításhoz?
A párosítást a Matching360 szolgáltatás végzi, amelyhez saját hozzáférés szükséges; a DMS ehhez kapcsolódik. Hozzáférés nélkül a bejövő számlák kezelése ugyanúgy működik, csak a NAV-adatokkal való összevetés marad el.
Mi történik, ha a külső rendszer kétszer küldi el ugyanazt a számlát?
Ha a küldemény külső azonosítót tartalmaz, a második küldés nem hoz létre újabb számlát: a rendszer jelzi, hogy duplikátum, és az eredeti rekord azonosítóját adja vissza. Külső azonosító nélkül a rendszer nem tudja felismerni az ismétlést.
Mit lát a külső rendszer az API-n keresztül?
Az API-kulcs egy felhasználóhoz kötött, ezért pontosan azokat a dokumentumokat éri el, amelyeket az a felhasználó a felületen is látna, és csak azt módosíthatja vagy törölheti, amit ő is. A REST API jelenleg a dokumentumokra és a törzsadatokra terjed ki; számla, szerződés vagy iktatás ezen az úton nem kérdezhető le.
Kapcsolódó funkciók
Szállítói számlák nyilvántartása tételsorokkal, állapotokkal és fizetési határidővel – a számlakép mellett.
A bankkivonat terheléseihez a rendszer megkeresi a nyitott bejövő számlát – javaslatot ad, de nem dönt helyettünk.
A Claude vagy a ChatGPT összeköthető a rendszerrel: keres, összefoglal, és engedéllyel műveletet is indít – a felhasználó jogaival.
Nézze meg működés közben
Egy rövid online bemutatón a saját irataikhoz hasonló példákon mutatjuk meg a rendszert, és megbeszéljük, mire lenne szükségük.