Bejövő számlák a beérkezéstől a kifizetésig, a számlaképpel együtt
A Dataxo DMS a szállítói számlát nem csak fájlként tárolja: a számla adatai, tételsorai és állapota a számlakép mellett élnek. Így egy listából látszik, mi érkezett be, mi vár jóváhagyásra, és mi járt le.
Tételsorok és ÁFA
A mennyiségből, az egységárból és az ÁFA-kulcsból a nettó, az ÁFA és a bruttó összeg magától számolódik.
Követhető állapotok
Tervezet, beérkezett, jóváhagyott, fizetve, lejárt vagy visszavont – mindig csak a megengedett lépés választható.
Lejárt számlák jelölése
A jóváhagyott, de határidőre ki nem fizetett számlát a rendszer naponta lejártra állítja.
Összevetés a NAV-adatokkal
A Matching360 szolgáltatás segítségével a számlakép összevethető a NAV-hoz beküldött számlaadatokkal.
Rögzítés tételsorokkal
A számla a listából, egy űrlapon rögzíthető: partner, számlaszám, kiállítás, teljesítés és fizetési határidő dátuma, összegek, pénznem és fizetési mód. A számlakép ugyanitt feltölthető, és dokumentumként a számlához kapcsolódik.
- Tételsoronként megnevezés, mennyiség, egységár és ÁFA-kulcs; az összegeket a rendszer számolja
- A fejben megadott nettó összegből és ÁFA-kulcsból az ÁFA és a bruttó azonnal látszik
- Saját, egyedi adatmezők vehetők fel a számlákhoz (szöveg, szám, dátum, választólista, jelölőnégyzet)
- Szűrés állapot és partner szerint, keresés a listában
A feltöltött számlaképből tervezet lesz
Nem kell a számlák menüből indulni. Ha valaki „Bejövő számla” típussal tölt fel egy dokumentumot – kézzel, e-mailből vagy külső rendszerből –, a rendszer tervezet állapotú számlát hoz létre hozzá. A pénzügy az „Ellenőrzésre vár” szűrővel egy helyen látja ezeket.
- A tervezet partnere a dokumentumhoz rendelt partner
- A kijelölt számlák egy lépésben beérkezettnek jelölhetők
- Minden állapotváltás bekerül a naplóba: ki, mikor, miről mire
Összevetés a NAV-hoz beküldött adatokkal – a Matching360 szolgáltatással
A Matching360 szolgáltatás csatlakoztatásával a számlakép elküldhető összevetésre: a szolgáltatás a számláról kiolvasott adatokat a NAV-hoz beküldött számlaadatokkal veti össze. Az eredmény a dokumentum adatlapján és a számlalistában is megjelenik.
- A számláról kiolvasott adatok a számla üres mezőit töltik ki – a már kitöltött mezőt nem írják felül
- A szállítót a rendszer az adószám alapján keresi meg a partnertörzsben; több találatnál nem választ
- A tételsorok és az ÁFA-összesítő a dokumentum mellett táblázatként láthatók
- A beküldés dokumentumonként, kézzel indítható; az automatikus beküldés külön kapcsoló
- Beküldés
- Beküldve
- Eredmény
- Párosult
- Szállító
- Példa Kft. (adószám alapján)
- Kitöltött mezők
- határidő, összegek, pénznem
Jóváhagyás, fizetés, lejárat
A számla állapota kötött sorrendben lép előre: a tervezetből beérkezett, abból jóváhagyott, végül fizetve lesz. A fizetés napját a rendszer rögzíti. A határidőn túli, még ki nem fizetett jóváhagyott számlák naponta lejárt állapotba kerülnek.
- A számlát a létrehozója, illetve a dokumentumtípusra szerkesztési joggal rendelkező munkatárs kezelheti
- A számla állapotváltása automatikus folyamatot is indíthat a csatolt dokumentumon
- Bankkivonatból elfogadott párosítás után a számla fizetett állapotba kerül
Így megy lépésről lépésre
- 01
Beérkezés
A számlakép feltöltése „Bejövő számla” típussal, vagy a számla rögzítése a listában.
- 02
Ellenőrzés
Az adatok kitöltése vagy átnézése; a csatlakoztatott szolgáltatás eredménye a dokumentumon látszik.
- 03
Jóváhagyás
A beérkezett számla jóváhagyott állapotba lép.
- 04
Fizetés
Kifizetéskor a számla fizetve állapotot kap – kézzel vagy bankkivonat-párosításból.
Amit érdemes előre tudni
Kimenő (vevői) számlákat is kezel a rendszer?
Jelenleg nem. A számlamodul a bejövő, szállítói számlákra készült; kimenő számlák nyilvántartása egyelőre nincs benne. Kimenő számla dokumentumként természetesen tárolható a dokumentumtárban.
A NAV-adatokkal való összevetés alapból működik?
Nem. Ez egy külön, csatlakoztatott szolgáltatás (Matching360), amelyhez saját hozzáférés kell, és a rendszergazdának be kell állítania. Bekapcsolás után is csak a kézzel indított beküldés megy; az automatikus beküldés alapból ki van kapcsolva, és külön kell engedélyezni.
Felülírja a kiolvasott adat azt, amit már kézzel rögzítettünk?
Nem. A szolgáltatástól érkező adatok csak a számla üres mezőibe kerülnek be, a számla állapota pedig tervezet marad. A nem egyértelmű, értelmezhetetlen értékeket a rendszer kihagyja.
Ki látja a számlákat?
A számla a csatolt dokumentum típusának jogosultságait követi: aki az adott dokumentumtípust megtekintheti, az látja a számlát is. A létrehozó a saját számláját kezelheti.
Kapcsolódó funkciók
A bankkivonat terheléseihez a rendszer megkeresi a nyitott bejövő számlát – javaslatot ad, de nem dönt helyettünk.
Szállítók, ügyfelek és más partnerek egy nyilvántartásban, a hozzájuk tartozó dokumentumokkal, számlákkal és előzményekkel.
Egyszerű vagy többlépcsős jóváhagyás e-mail-értesítéssel, feladatlistával, helyettesítéssel és visszakereshető előzményekkel.
Nézze meg működés közben
Egy rövid online bemutatón a saját irataikhoz hasonló példákon mutatjuk meg a rendszert, és megbeszéljük, mire lenne szükségük.